Dėl koronaviruso pandemijos šalyje paskelbto karantino klientų aptarnavimas nuotoliniu būdu tampa nauja norma. Vis tik, niekada nepraktikavus tokios darbo metodikos, iškyla daug klausimų, kaip įprastą biuro veiklą perkelti į virtualią erdvę. Į klausimus apie nuotolinio darbo su klientais iššūkius atsako UAB „Grinda“ Paviršinių nuotekų tinklų plėtros ir projektų skyriaus vadovas Vilius Ankėnas.
Viliau, kada Jūsų vadovaujamas skyrius pradėjo dirbti nuotoliniu būdu? Kaip manote, ar šis naujasis darbo organizavimo būdas prigis?
Kaip keitėsi darbo organizavimas? Kaip dirbdami iš namų tvirtinate dokumentus?
Norėjome, kad darbo organizavimo pokyčiai sukeltų kuo mažiau sumaišties tiek klientams, tiek skyriaus darbuotojams, todėl dviračio iš naujo neišradinėjome: projektuotojai parengtą lauko vandentiekio ir nuotekų šalinimo tinklų projekto dalį mums atsiunčia el. paštu [email protected], o gautą projektą mes suderiname ir patvirtiname naudodami mobilųjį parašą. Jei projekte yra netikslumų, pateikiame pastabas ir laukiame, kol bus atsiųstas ištaisyta projektas.
Ar prie naujos tvarkos klientai lengvai prisitaikė?
Projektuotojai ne tik lengvai prisitaikė, bet ir labai džiaugėsi sprendimu pereiti prie nuotolinio derinimo. Vilniaus miesto inžinerinius tinklus projektuoja specialistai iš Kauno, Panevėžio, Klaipėdos ir daugelio kitų miestų, tad jiems nebereikia eikvoti laiko ir pinigų kelionėms į sostinę.
Iš Jūsų atsakymų tampa aišku, kad nauja tvarka projektuotojams problemų nesukėlė. O kaip pokyčius priėmė Jūsų skyriaus darbuotojai?
Nesiskundžia, tačiau skyriaus darbuotojams šiuo laikotarpiu vienareikšmiškai tenka dirbti daugiau. Kadangi su specialistais nebereikia susitikti akis į akį, dalis projektuotojų atlaidžiau žiūri į savo darbą – sulaukiame nemažai iki galo neužbaigtų projektų, kuriuos reikia taisyti.
Prieš karantiną projektai buvo rengiami daug atidžiau, nes nė vienas projektuotojas, ypač gyvenantis kitame mieste, nenorėjo keliskart grįžti į biurą „laikyti egzamino“ ir išklausyti pastabų. Matyt, ir mums, ir projektuotojams dar truputį reikia laiko „įsivažiuoti“.
Kiek vidutiniškai per savaitę turite klientų? Ar nuotoliniu būdu projektai suderinami greičiau?
Na, įprastai per savaitę suderiname ir patvirtiname bent 25 projektus. Kaip greitai tai darome, priklauso nuo 2 dalykų – bendro derinamų projektų skaičiaus ir jų parengimo kokybės. Tinkamai suprojektuotus biure suderiname iškart. Jei pasitaiko klaidų, natūralu, kad derinimo procesas trunka ilgiau. Šiuo metu projektus esame numatę visus gautus projektus suderinti arba pateikti pastabas per 5 darbo dienas nuo jų gavimo, tačiau jie projektai tinkamai paruošti, suderinimas tetrunka 1 ar 2 dienas.
Galiausiai, ko Jus išmokė karantinas?